سياسة التخلص من الأصول التقنية: ما الذي تتضمنه

تحدد سياسة التخلص من الأصول التقنية كيف تُخرج مؤسستك من الخدمة المعدات التي قد تحمل بيانات أو قيمة. لا تحتاج أن تكون طويلة، بل واضحة بشأن من يقرر، وأي معيار يُطبَّق، وما السجلات التي تُحفظ.

1. الغرض والنطاق

اذكر أن السياسة تغطي كل المعدات التقنية والإلكترونية المملوكة أو المستأجرة القادرة على تخزين البيانات أو التي لها قيمة إعادة بيع: أجهزة الكمبيوتر والهواتف والأجهزة اللوحية والسيرفرات ووحدات التخزين والشبكات والطابعات ومسجلات كاميرات المراقبة والوسائط القابلة للإزالة.

2. الأدوار

• مالك الأصل: يطلب التخلص.
• تقنية المعلومات: تُخرج الأجهزة من أنظمة الإدارة وتؤكد النسخ الاحتياطي.
• أمن المعلومات: يحدد معايير الإتلاف ويعتمد الاستثناءات.
• المالية: تُخرج الأصول من السجل وتسجّل العائد.
• المشتريات: تعتمد مزوّدي التخلص.

3. معيار إتلاف البيانات

سمِّ المعيار، وهو عادة NIST SP 800-88، والمستوى حسب تصنيف البيانات. مثلاً: Purge مع التحقق للأجهزة العامة، وDestroy للوسائط التي تحمل أكثر البيانات حساسية ولأي قرص يفشل مسحه.

4. متطلبات الموقع

حدد المعدات التي يجب إتلاف بياناتها في الموقع قبل مغادرة مقرك، إن وجدت.

5. المزوّدون المعتمدون

اشترط أن يحافظ المزوّدون على سلسلة الحيازة، ويتلفوا البيانات وفق المعيار المحدد، ويصدروا شهادات على مستوى الرقم التسلسلي، ويستخدموا معيدي تدوير مرخصين، ويقدموا التقارير. وراجعهم دورياً.

6. السجلات

احفظ شهادات الإتلاف وسجلات سلسلة الحيازة وسجلات البيع ووثائق إعادة التدوير مع سجل الأصول، للمدة التي تحددها سياسة حفظ السجلات.

7. إعادة الاستخدام والاستدامة

نص على تفضيل إعادة الاستخدام والبيع على إعادة التدوير، وإعادة التدوير على التخلص، واشترط تقديم أرقام إعادة الاستخدام وإعادة التدوير لتقارير الاستدامة.

8. الاستثناءات

التبرعات وبرامج شراء الموظفين للأجهزة وإعادة الأجهزة المؤجرة تحتاج كل منها إلى مسار محدد يتضمن أيضاً إتلافاً معتمداً للبيانات.